弁護士による就業規則のポイント解説
企業にとって「就業規則の作成」は非常に重要です。
一定以上の事業規模の場合、就業規則を作成しないと「労働基準法違反」となりますし、そうで無いケースでも就業規則を策定しておくとさまざまなメリットがあり、トラブル回避につながります。
岡山・倉敷の企業様からトラブルの相談を受ける際に、就業規則の有無を確認させていただくのですが、就業規則があっても、トラブル対策として不十分な内容のものが多く見受けられるのが実情です。
そこで、就業規則と作成する際のポイントについて、倉敷の企業様を対象に弁護士が解説します。
1．就業規則とは
就業規則とは、社内の従業員に適用される「規則」を明文化したものです。
労働時間や休日・休暇、賃金額や支払時期、懲戒事由や内容、入退社の際の手続きなど、労働者が入社して退社するまでに必要な取り決め内容が記載されています。
就業規則を定めると、会社も従業員も、その内容を守らなければなりません。社内のみで通用するルールを定めたものであると理解すると良いでしょう。
あるべき就業規則の内容は、会社の業種や規模、従業員数や環境、業態などによって異なります。そこで、就業規則を作成するときには、自社の状況に応じたものを作成する姿勢が必要です。
2．就業規則を作成する必要性
就業規則の作成は、多くの企業にとって「義務」です。
「労働基準法」において、「常時10人以上の労働者が働く事業所においては、就業規則を作成しなければならない」と定められているからです。
ここで言う「常時雇用の労働者」には正社員だけではなく契約社員、パートタイムの従業員やアルバイトなども含まれます。
また、作成した就業規則は労働者の代表による意見書を添付して、労働基準監督署へと届け出る必要があります。
また、就業規則を作成するときには、過半数の労働者が参加する労働組合または過半数の労働者を代表するものの意見を聴取しなければなりません。
作成した就業規則は、労働者に配布するか、職場に掲示するなどして労働者に周知させる必要もあります。
これらの義務に違反すると、対象企業には30万円以下の罰則刑が適用されます。
就業規則に関する企業への罰則が適用される場合をまとめると、以下のようなケースです。
常時10名以上の従業員がいる企業において、就業規則作成をしない、あるいは届出をしない場合（労基法89条違反） 就業
規則作成手続違反（意見聴取をしない場合）（労基法90条第1項違反）
就業規則等の周知義務違反（労基法106条違反)
3．就業規則を作成するメリット
就業規則を作成するのは企業の義務というだけではなく、企業にとってのメリットもあります。
3-1．労使間のトラブル防止
企業内では、賃金や配置転換、懲戒や解雇などに関して労使間で争いが発生するケースも多いですが、就業規則があると、そのルールを適用して解決できます。
たとえば、従業員の守るべき規定（服務規程）などを定めたうえで、会社がとりうる懲戒についての規程を整備しておくことで、有効な問題社員の対策をとることができます。
また、雇用形態を明確にしておくと、正社員と契約社員などとの間で生じるトラブル防止につながります。
3-2．多様な労働形態を取り入れられる
企業が不要な労務費（残業代など）を削減する方法として、変形労働時間制や事業場外労働のみなし労働時間制、裁量労働制などの導入が有効です。
岡山・倉敷の多くの中小企業でもそのような制度の採用が広がってきています。
ぜひ自社に合った労働形態についての規定を就業規則に盛り込み、労務費用の適正化を検討しましょう。
変形労働時間制や事業場外労働のみなし労働時間制、裁量労働制を導入するには就業規則にそれらの規定を盛り込む必要があります。
就業規則の必要な整備なしに「みなし労働制だから、残業代を支払わない」という扱いをすると、違法な残業代不払いになってしまいますので要注意です。
また、従来規定の多かった定額残業代制度ですが、最近の裁判例では、違法な残業代の不払いを指摘される事例があります。残業代を支払っているつもりが、残業代を支払っていないとされてしまうと残業代を二重に支払う必要が生じます。
リスクが高い制度ですので、トラブルが起きる前にぜひ労務問題に詳しい弁護士にご相談ください。
従業員が多い企業の場合、一度残業代請求問題が生じると全社員に影響が及ぶ可能性があり、重大な企業リスクにつながりかねませんので、事前の対策をおすすめいたします。
3-3．コンプライアンスの遵守
近年では、企業が求められるコンプライアンスのレベルがどんどん高まっていますので、就業規則を策定していない企業は問題視されるでしょう。労働基準監督署による立入り調査などを受けると、社会的信用も低下します。
反対に、最新の法律に則り適正な手順に従って就業規則を作成していると、優良企業として社会にアピールできます。
4．就業規則に記載すべき内容
就業規則内に記載すべき事項には、絶対的必要記載事項と相対的記載事項、任意的記載事項があります。
絶対的必要記載事項は、就業規則内に必ず記載すべき内容です。
相対的記載事項は、その制度を導入するのであれば記載が必要な事項です。任意的記載事項は、記載すべき義務はありませんが、状況に応じて記載しても良い内容です。
以下で、それぞれについてみてみましょう。
4-1．就業規則に必ず記載すべき事項（絶対的必要記載事項）
以下の内容については、必ず就業規則内に記載しなければなりません。
労働時間について
始業終業の時刻や休憩時間、休日休暇、交代制の場合には就業時転換に関する内容など
賃金について
賃金の決定や計算及び支払い方法、賃金締め日、支払時期、昇給についての内容など
退職に関する事項
解雇事由や手続関係など
4-2．制度を設ける場合に記載すべき事項（相対的記載事項）
退職手当について
退職手当を適用する労働者や計算及び支払方法、支払時期についてなど
臨時の賃金（賞与）・最低賃金額について
食費・作業用品などの負担について
安全衛生について
職業訓練について
災害補償、業務外の傷病扶助について
表彰、制裁について
その他全労働者に適用される事項
4-3．任意で記載して良い事項（任意的記載事項）
「服務規律」について
セクハラ・パワハラ行為の禁止や機密の保持などのルール
「休職」について
病気などで一定期間休職する場合の手続きやルール
「採用」について
採用の手続き方法や採用後の提出書類、試用期間など。
「異動」について
異動や転勤、仕事内容の変更など
任意的記載事項ではありますが、実務的には必須の記載事項です。記載することで様々なメリットがありますので、企業の実情に応じた規定を盛り込みましょう。
どのような規定が良いかはぜひ弁護士に相談してください。
5．就業規則作成の注意点
就業規則を作成するときには、労働基準法など関係法令への違反をしないことが重要です。
法令は次々改正されるので、その都度内容を追いかけていく必要があります。
また、会社の実態に即したものにする必要もあります。就業規則のテンプレートなどを使って作成すると、かえってトラブルを招きますので、是非労務問題に詳しい弁護士に相談してください。
また、就業規則を作成、変更する場合には、労働者の過半数で組織する労働組合か、それがないときには労働者の代表による意見を聴く必要があります。
6．就業規則の作成を弁護士に依頼するメリット
就業規則の作成を弁護士に依頼すると、最新の法令に則し、会社の実態に合った適正な内容のルール作りができます。
これまで就業規則があった企業においても、労務問題に詳しい弁護士が見直すことにより、さらに充実した内容に変更できます。
効果的な就業規則を策定すると、労務費の削減や、トラブル予防になり、より効率的かつ健全に企業運営できるようになります。
自社の就業規則を作成したい、見直したいとお考えの岡山・倉敷の企業様は、是非お気軽に弁護士までご相談下さい。
